Alat Komunikasi Kantor

A.   Jenis-Jenis Alat Komunikasi

Dewasa ini, di kalangan dunia usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang.

Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan.

Menurut jenisnya, alat komunikasi dapat dikelompokkan dalam tiga macam yaitu :

1.    Alat komunikasi berupa audio, yaitu suatu alat komunikasi  yang dapat ditangkap melalui alat pendengaran.

Contoh :

a. telepon

b. radio

c. Tape recorde

2.    Alat komunikasi yang berupa audio visual, yaitu alat komunikasi yang dapat dilihat dan dapat didengar.

Contoh :

a. Televisi

b. VCD

c. Internet

3.    Alat komunikasi berupa visual, yaitu alat komunikasi  yang ditangkap melalui alat penglihatan,.

Contoh :

a. Surat

b. Chart

Bentuk Komunikasi lainnya, yaitu antara lain :

1.    Komunikasi Internal

Komunikasi Internal merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi.Sebagai pegawai, kita adalah orang pertama mendengarkan keluhan pelanggan atau mengetahui keadaan di lapangan yang menyebabkan penualan perusahan menurun.Menurut informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau manajer kita dalam melaksanakan tugasnya. Untuk menjamin keberlangsungan komuniakasi internal yang baik, kita menggunakan :

a.    Jaringan Komunikasi Formal

Komunikasi yang dilakukan berdasarkan rentang atau struktur organisasi perusahaan, baik berupa downward, upward, atau horizontaal flow. Walaupun dalam kenyataanya keberadaan strukstur tersebut tidak akan dapat menghalangi seluruh komponen organisasi berkomunikasi satu sama lain.

1)    Downward

Komunikasi atas ke bawah. Contohnya pimpinan memberikan intrusksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.

2)    Upward

Komunikasi yang terjadi dari bawah ke atas. Contohnya: staf memberikan laporan, saran – saran, pengaduan, kritikan, kotak saran kepada pimpinan.

3)    Horizontal

Komunikasi mendatar, antara anggota staff dengan anggota staff. Berlangsung tidak formal, antara lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak dalam suasana kerja.

b.     Jaringan Komunikasi Informal

Adalah komunikasi yang terjadi di antara seluruh bagian organisasi sebagai perwujudan kebutuhan manusia sebagai insan sosial.Menurut penelitian komunikasi yagn terjadi di suatu organsasi kurang lebih 80% berlangsung dalam bentuk ini.Bahkan perkembangan teknologi memungkinkan banyak eksekutif berusaha mendapatkan informasi dari tangan pertama untuk memberikan tanggapaan yang lebih cepat atas suatu masalah yang terjadi di lapagnan dalam jaringan komunikasi informal.

c.      Komunikasi diagonal

Adalah komunikasi antara pimpinan seksi atau bagian dengan pegawai seksi / bagian lainnya.

2.    Komunikasi Eksternal

Komunikasi yang dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari organisasi, dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan.Selain bentuk komunikasi di atas, di bawah ni ada bentuk komunikasi perkantoran yang lain.

a.   Komunikasi Verbal

Komunikasi yang berupa kata–kata yang disusun agar memiliki arti.Untuk menciptakaan kata- kata tentunya dibutuhkan aturan–aturan grammar dan meletakkan potongan–potongan kalimat sesuai dengan tempatnya.Setelah itu, kita kirim dalam bentuk tulisan atau perkataan.

b.  Komunikasi Non verbal

Adalah proses komunikasi tanpa kata, berupa syarat, gerak tubuh ekspresi wajah, hubungan yang renggang,dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa, dengan kata lain, aksi lebih berarti dibanding kata - kata. Komunkasi non verbal tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam menginterpretasikannya, selain itu komunikasi non verbal belangsung secara spontan dan tanpa ungkapan.

3.    Komunikasi Tulisan

Komunikasi ini dapt berupa memo, surat e-mail, faksimile, bulletin yang ditansfer melalui tulisan / simbol pada sebuah media. Menurut Robbins, jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan dapa diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti adminstrasi keuangan. Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunyai arsip yang dapat disimpan untuk jangka waktu tertentu.Kelebihan lainnya adalah pengunaan kata- kata pada komunikasi ini lebih hati – hati, logis dan jelas dibandingkan 2 jenis komuniksi terdahulu. Adapun kekurangnnya adalah menghabiskan waktu, baik ketika pesan ditulis maupun mendapat feedback sebuah surat.

B.   Perkembangan Alat Komunikasi

Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut.Sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa.Mulai zaman prasejarah hingga era modern seperti saat ini. Langsung saja ini merupakan sejarah perkembangan alat komunikasi dari masa ke masa yang telah diciptakan manusia untuk mendapatkan informasi yang lebih mudah dan maksimal.

Berikut ini merupakan beberapa perkembangan alat komunikasi serta kekurangan dan kelebihan masing masing:

1.    Telegraf 

Alat ini ditemukan oleh Samuel Finley Breese Morse, Sir William Cook, dan Sir CharlesWheatstone pada tahun 1837. Menurut sejarahnya, pada tahun 1793 ditemukannya jalur telegraf optic jarak jauh oleh Claude Chape. Kemudian tahun 1843, Samuel FB. Morse membuat jalur telegraf listrik jarak jauh. Telegraf adalah alat komunikasi yang menggunakan peralatan listrik untuk mengirimkandan menerima sinyal sesuai dengan kode dalam bentuk pulsa listrik. Di dalamnyaterdapat kabel-kabel tembaga yang berguna untuk mengirimkan sinyal jarak jauh. Sinyal-sinya tersebut merupakan kode-kode sederhana yang mewakili pesan yang dikirim. Kode tersebut dikenal dengan nama kode morse yaitu sebuah sistem pengiriman pesandengan perpaduan suara yang panjang (diwakili dengan tanda garis penghubung) dan pendek (diwakili dengan tanda titik-titik) untuk mengkodekan bermacam-macam huruf,angka dan karakter yang lain. Secara garis besar,cara kerjanya adalah data dikirim oleh operator telegraf dengan cara menerjemahkan teks yang dikirim menggunakan peralatan telegraf, oleh peralatan tersebut data dikirim melalui kabel listrik  berupa pulsa listrik dengan arus panjang dan pendek seperti pada kode morse. Pulsa listrik diterima oleh peralatan telegraf pada lokasi penerima, lalu diterjemahkan oleh operator menjadi barisan teks yang kemudian akan disampaikan kepada alamat yang dituju. Lama pengiriman data ditentukan oleh jauh dekatnya jarak antar lokasi.Meski sudah berkembang alat komunikasi yang lebih canggih, telegraf masih dipergunakan untuk keperluan navigasi pelayaran, pesawat udara, dan komunikasi di bidang kemiliteran.

a.      Kelebihan dan Kekurangan

Mesin telegraf adalah mesin yang dapat mengirimkan pesan dalam waktu sekejap dengan menggunakan kawat.Mesin telegraf yang ada saat itu masih memiliki banyak kelemahan. Pertama, berita yang dikirimkan dalam bentuk titik dan garis sandi Morse sampai ke kota tujuan dengan cepat tapi pesan hanya dapat diserahkan ke alamat penerima melalui pos surat biasa. Kedua, biaya yang diperlukan sangatlah mahal.Ketiga, jalur telegraf yang digunakan sangat sibuk sehingga pesan yang diutamakan untuk dikirim adalah pesan-pesan penting.

2.    Telepon

Beberapa puluh tahun yang lalu terjadi kontroversi tentang siapa yang telah menemukan pesawat telepon.Selama ini yang kita kenal adalah Alexander Graham Bell sebagai penemunya. Sebenarnya bukan, setelah berbagai kontroversi dan pengakuan para ilmuan jaman dulu, mulai dari Elisha Gray (Amerika), Philipp Reis (Jerman), dan Alexander Graham Bell (Amerika) ternyata dalam sebuah kongres di Amerika Serikat menyatakan bahwa yang menemukan pesawat telepon adalah seorang berkebangsaan Italia yang bernama Antonio Meucci (Dikutip dari Detikinet.com).

Kalau kita lihat sejarah perkembangan telepon, dapat kita uraikan sebagai berikut:

a)    Tahun 1889, Almond Stroger menciptakan telepon yang dapat langsung berhubungandengan nomor telepon yang lain tanpa melalui operator.

b)    Tahun 1906, Lee de Frost menemukan tabung vakum untuk menguatkan gelombangsuara pada telepon.

c)    Tahun 19418, telah dilakukan panggilan telepon antar benua di dunia.

d)    Tahun 1948, Perusahaan Bell Telephone mengembangkan penggunaan transistor untuk telepon.

e)    Tahun 1962, Telstar satelit komunikasi pertama dikirim ke orbitnya untuk melayani telepon jarak jauh.

f)     Tahun 1980, penggunaan kabel serat optik sebagai saluran komunikasi antar benualewat bawah laut.

g)     PSTN, penggunaan telepon untuk Voice Chatting.

Telepon adalah peralatan yang mengubah suara menjadi energi listrik dan mengirimkannya melalui kabel jaringan telepon dan sebaliknya mengubah energi listrik dari kabel jaringan telepon menjadi suara. Telepon berasal dari bahasa Yunani, tele, berarti jauh dan phone berarti suara. Telepon terdiri atas empat bagian utama, yaitu mekanisme dialing, transmitter, ringer dan receiver.

a)    Mekanisme Dialing, bagian ini memungkinkan seorang penelpon memasukkan nomor telepon yang ingin dihubungi. Biasanya terdiri dari 12 tombol yaitu angka 10 tombol(dari 0 sampai 9), 2 tombol simbol yaitu bintang (*) dan tanda pagar (#).

b)    Transmitter, disebut juga pemancar atau microfon yang berfungsi untuk mengubahsuara menjadi arus listrik kemudian dikirimkan kembali melalui kabel telepon. Pemancar ini ada 2 jenis yaitu pemancar listrik (electric transmitter) dan pemancar karbon (carbontransmitter). Electric Transmitter, di dalamnya terdapat diafragma berbentuk bulat dan sebuah foillistrik yang dipasang di belakangnya. Suara akan menyebabkan diafragma bergetar dangetaran itu akan menimbulkan arus listrik pada foil listrik. Pemancar Karbon, di dalamnya terdapat diafragma terbuat dari aluminium dan adalogam kecil yang berbentuk kubah yang berfungsi untuk meningkatkan tekanan ruangkarbon. Semakin kuat tekanan ruang karbon, maka akan semakin kuat arus listrik yangmengalir pada kabel telepon.

c)    Ringer, berfungsi sebagai sinyal berupa bunyi-bunyian yang menandakan bahwa adatelepon yang sedang masuk. Ringer, awalnya terbuat dari sebuah lonceng kecil. Namun,sekarang ini diganti dengan sebuah Chip yang memungkinkan bunyi penanda teleponmasuk berubah menjadi sebuah nada lembut (polyponic ringtone) dan bahkan sebuahmusik/lagu.

d)    Reciever, disebut juga sebagai penerima yang berfungsi sebagai pengubah arus listrik menjadi suara.

a.    Kelebihan Telepon

1)    Tarif telepon lebih murah

2)    Kualitas suara lebih jernih, tidak terputus-putus karena tidak tergantung sinyal

3)    Jangka waktu pemakaian telepon lebih lama/awet. Hal ini karena telepon tidak mengalami   gangguan berupa virus, tidak memerlukan perawatan khusus.

b.    Kekurangan Telepon

1)    Tidak praktis/efisien. Telepon terikat pada kabel sehingga tidak dapat dibawa kemana-mana.

2)    Kenyamanan. Telepon biasanya digunakan tidak secara personal sehingga tidak efektif bila ingin menggunakannya.

3.    Telepon Genggam (Handphone)

Awal telepon dibuat hanya terbatas pada telepon tetap (fixed line telephone). Namun sejak 3 April 1973 telah dikenal suatu teknologi telepon genggam atau yang sekarang banyak orang sebut dengan nama handphone (HP). Saat ini handphone banyak digunakan oleh masyarakat luas, selain untuk berkomunikasi ternyata handphone juga sudah menjadi bagian dari gaya hidup, penampilan, tren, dan prestise (gengsi).

Dengan kecanggihan teknologi, kini handphone dibuat dengan berbagai bentuk danukuran sehingga semakin menarik dan beragam. Fitur-fitur yang ditambahkan didalamnya juga sangat kompleks, mulai dari kamera digital, radio FM, pemutar MP3/MP4, video, dan berbagai jenis permainan yang menarik. Teknologi telepon genggam atau telepon seluler merupakan gabungan dari teknologi telepon dengan teknologi radio, yang mengirimkan sinyal suara melalui gelombang radio. Karena bersifat nirkabel (wireless), maka telepon tersebut memungkinkanterjadinya komunikasi bergerak. Di Indonesia terdapat dua teknologi handphone yaitu Global System for Mobile Comunication (GSM) dan Code Division Multiple Access (CDMA). Secara prinsip, beda antara keduanya adalah cara penggunaan kode dan pemancar frekuensi yang digunakan.

a)    Global System Mobile Comunication (GSM)GSM awalnya merupakan akronim dari Group Special Mobile, sebuah badan gabungan dari para ahli di Amerika yang melakukan studi bersama untuk menciptakan suatu standar GSM. Kemudian akronim GSM diganti dengan Global System for Mobile Comunication.GSM mempunyai pengertian sistem telekomunikasi bergerak yang menggunakan sistem seluler telepon digital.

Sistem ini memiliki banyak kelebihan dibandingkan dengan telepon tradisional. Diantaranya adalah suara yang dihasilkan menjadi lebih jernih, efisiensi spektrum atau frekuensi meningkat, mempunyai kemampuan optimal sistem yang ditunjukkan dengan kemampuan kompresi dan coding data digital. GSM menggunakan teknologi enkripsi (pengkodean) sebelum pesan suara dikirimkan sehingga keamanan data lebih terjamin.GSM beroperasi pada frekuensi 900 ± 1800 MHz.

b)    Code Division Multiple Access (CDMA) Untuk pertama kalinya, Code Division Multiple Access (CDMA) digunakan pada PerangDunia II oleh tentara sekutu untuk menggagalkan upaya Nazi Jerman dalam menyadapinformasi dari mereka dengan cara mengacak pengiriman pesan. Informasi yang dikirimdan diterima biasanya berbentuk digital. Data digital ini kemudian dikirim sebagai sinyal radio melalui jaringan nirkabel dengan menggunakan kode unik untuk membedakan masing-masing panggilan. Dengan begitu, teknologi CDMA memungkinkan lebih banyak orang untuk berbagi gelombang udara pada saat bersamaan tanpa gangguan sinyal di udara.

a.    Kelebihan Telepon Seluler

1)    Praktis/efisien. Telepon seluler membantu dalam hal kemudahan komunikasi.Ukuran telepon seluler yang makin lama makin kecil lebih praktis dan lebih mudah dibawa kemana-mana.

2)    Aksesori. Tersedia sejumlah aksesori untuk melengkapi telepon seluler. Misalnya travel charger, headset, earphone, dll.

3)    Keamanan. Terdapat berbagai macam kode pengaman telepon.

b.    Kekurangan Telepon Seluler

1)    Tarif. Tarif telepon yang mahal ditambah biaya roaming.

2)    Sinyal. Jangkauan sinyal masing-masing operator yang terbatas sehingga mempengaruhi kualitas proses telepon, yaitu suara menjadi tidak jelas dan terputus-putus.

3)    Virus. Dengan semakin bertambahnya telepon seluler mengakibatkan munculnya virus yang menyerang komponen telepon seluler.

4)    Perawatan dan pemeliharaan. Agar telepon seluler dalam keadaan baik maka telepon harus ditangani dengan benar.

5)    Mengganggu peralatan elektronik. Hampir semua peralatan elektronik modern dilindungi sinyal frekuensi radio (RF). Meskipun demikian, ada peralatan elektronik yang tidak dilindungi oleh sinyal RF dari telepon seluler.

6)    Lingkungan hidup. Telepon seluler mengandung komponen yang terbuat dari material logam dan plastic yang jika sampahnya ditimbun terus-menerus dan tidak diproses dengan seksama dapat menjadi ancaman serius bagis lingkungan hidup manusia.

7)    Kesehatan. Adanya ancaman radiasi yang disebabkan oleh penggunaan telepon seluler.

4.    Faksimili (Faks)

Faksimili ditemukan oleh Alexander Brain padatahun 1843. Faksimili berasal dari kata facsimile yang artinya menyalin sama persis dengan aslinya. Faksimili digunakan untuk menerima dan mengiriminformasi melalui telefoto dengan sistem reproduksi fotografi sehingga memungkinkan kita dapat mengirimkan salinan isi suatu halaman, baik berupatulisan maupun gambar ke mesin faksimili lain melalui saluran telepon dalam hitungan menit. Mesin Faksimili sering disebut juga dengan mesin fotocopy jarak jauh. Ini berarti, baik pengirim maupun penerima pesan harus mempunyai mesin faksimili karena cara kerja mesin faksimili adalah pengirimakan memasukkan dokumen ke bagian dokumen feeder pada mesin faks, kemudianmenekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Apabila koneksi atau hubungan dari nomor pengirim ke mesin faks telah terjadi, mesin faks akan memindai (scan) setiap halaman yang ingin dikirim dan mengubahnya menjadi sinyal listrik yang kemudian dikirimkan melalui kabel telepon ke mesin faks penerima.

a.    Kelebihan dan kekurangan

Mesin faks membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat. Ketika mengirim dokumen ke tempat yang jauh, maka mesin faks akan mengirim lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melalui pos. Namun kekurangan mesin faks dalam kualitas telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau emailsebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah tersebar luas dan digunakan banyak sekali orang.

5.    Pocket PC (PDA)

Alat ini tergolong yang paling modern dan banyak dimiliki oleh kalangan tingkat atas.Pocket PC sering disebut sebagai komputer mini karena bentuknya yang kecil dan dapat dibawa ke mana-mana. Selain itu, disebut juga dengan nama PDA (Personal Digital Assistants) yaitu sebuah komputer seukuran telapak tangan yang dapat digunakan untuk menyimpan, mengakses dan mengorganisasi informasi.

PDA sudah ada dan dikenal sejak bulan Agustus 1993 dengan nama Newton Massage Pad yang dipelopori oleh Apple. PDA merupakan hasil kerjasama Steve Caps, Walter Smith, dan Michael Tchao yang merilis Newton PDA dengan sistem operasi NewtonVersi 1.0.Kemudian pada awal tahun 1995, Palm Computing meluncurkan PDA dengankonsep yang lebih sederhana, hanya sebagai organizer elektronik belaka. Dalam waktu yang hampir sama, ketika dunia komputer mulai memperhatikan aspek portabilitas- nya(aspek kemudahan untuk dibawa), maka lahirlah produk semi-notebook seperti Psion.Inilah yang mengilhamkan produk PDA memasukkan fungsi komputer secara perlahan, khususnya Microsoft dengan Pocket PC-nya.

Beberapa PDA saat ini menggunakan sistem operasi berbasis Windows, Palm, Linux,Symbian, BlackBerry, dan Android. Biasanya, PDA juga dilengkapai dengan virtual keyboard pada layarnya dan juga dapat menggunakan keyboard tambahan yang dipasangke PDA agar proses input menjadi lebih cepat. Proses memasukkan data yang paling umum pada PDA adalah lewat Stylus Pen yang disertakan bersama PDA tersebut, sehinga kita dapat memasukkan huruf dengan menuliskannya pada permukaan layar PDA dengan menggunakan software Grafitti.

Beberapa PDA sudah dilengkapi software - software tersebut, tapi ada juga software yang harus kita beli atau kita download untuk menambahkan kemampuan PDA kita. Ada juga PDA yang mengharuskan kita menambahkan hardware tertentu agar fungsi PDA menjadi lebih banyak lagi, seperti kamera digital, ponsel dan GPS (Global Positioning Systems). PDA juga dapat saling bertukar data dan/atau informasi dengan komputer desktop atau komputer laptop juga dengan PDA itu sendiri, untuk melakukan hal tersebut beberapa mengharuskan kita menggunakan hardware dan software tambahan tapiumumnya semua PDA menyediakan software dan hardware untuk proses sinkronisasi tersebut dalam bundelnya. Namun walau bagaimanapun, setiap teknologi PDA mempunyai kelebihan dan kekurangan yang ikut dibawa bersamanya. Salah satu kekurangan PDA adalah baterai yang tidak tahan lama.

a.    Kelebihan

1)    Lantaran berukuran kecil dan ringan, piranti ini jelas menjadi penopang mobilitas kerja, sehingga kita bisa membawanya kemana-mana dan dimana saja kita dapat melakukan kerja dengan piranti ini.

2)    Sebagian aplikasi berharga murah bahkan ada yang dapat di-download secara gratis dari Internet.

3)    Aksesoris dan Perlengkapan, sebagian aksesoris dan perlengkapan umumnya dapat diperoleh dengan gampang.

4)     Instant, proses booting tidak memakan waktu yang lama dibandingkan desktop atau notebook.

5)    Baterai. Umur baterai tergantung model, tapi pada umumnya PDA punya ketahanan digunakan minimal sehari tanpa dicolokkan ke listrik. Bahkan ada yang bisa diganti dengan baterai alkaline biasa.

6)    Sinkronisasi Desktop. Anda bisa melakukan sinkronisasi data antara PDA dengan PC secara gampang dan praktis.

7)    Wireless. Sebagian piranti PDA dilengkapi fasilitas teknologi tanpa kabel sehingga memudahkan kita bekerja di mana saja.

8)    Sinyal Infrared. Memudahkan fasilitas transfer data tanpa perlu kabel atau peranti tambahan lainnya.

9)    Cukup satu alat. Dengan alat ini, kita tidak perlu menenteng buku, kalender, arloji, bahkan ponsel, karena saat ini ada PDA yang sudah ter-integrasi dengan ponsel.

b.    Kelemahan

1)    Ukuran dan berat Lantaran berukuran terlalu kecil, kadangkala Kita lupa menaruhnya dimana, atau terjatuh ketika kita simpan didalam saku kemeja atau bahkan kita benar-benar kehilangan piranti yang satu ini.

2)    Aplikasi. Hampir semua OS di handheld tidak bisa di-upgrade layaknya OS di PC desktop atau notebook.

3)    Aksesoris dan perlengkapan. Lantaran terlalu banyak aksesoris dan perlengkapan, terkadang justru membuat ribet dan berat, apalgi jika kita sering bergerak mobile.

4)    Input Data. Proses meng-input data lebih lambat, baik menggunakan pena stylus maupun dengan kibor mini. jauh lebih kikuk dibanding input data di PC.

5)    Baterai. Bila kita mencolokkan piranti ini ke sumber listrik AC terlalu lama, umur batre akan merosot lebih cepat dibanding umur normalnya.

6)    Kenampakan layar. Sebagian PDA memang memiliki layar yang bagus, tetapi sebagian besar layar PDA sangat susah dibaca ketika berada dibawah terik sinar matahari.

7)    Kerusakan layar. Layar PDA biasanya sensitif terhadap goresan. kadangkala sensitifnya berlebihan sehingga layarnya mudah rusak.

8)    Standarisasi. Standarisasi PDA terlalu banyak, mulai dari hardware-nya maupun software-nya, sehingga meyulitkan untuk pengembangan lebih lanjut.

9)    Perubahan yang cepat. Perkembangan yang cepat mebuat kita kadangkala merasa sayang membeli alat yang secara teknologis tidak berumur lama.

6.    Internet

Internet (kependekan dari interconnection-networking) secara harfiah ialah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Manakala Internet (huruf 'I' besar) ialah sistem komputer umum, yang berhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol). Rangkaian internet yang terbesar dinamakan Internet.Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking.

Internet merupakan jaringan komputer yang dibentuk oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat di tahun 1969, melalui proyek ARPA yang disebut ARPANET (Advanced Research Project Agency Network), di mana mereka mendemonstrasikan bagaimana dengan hardware dan software komputer yang berbasis UNIX, kita bisa melakukan komunikasi dalam jarak yang tidak terhingga melalui saluran telepon.

Proyek ARPANET merancang bentuk jaringan, kehandalan, seberapa besar informasi dapat dipindahkan, dan akhirnya semua standar yang mereka tentukan menjadi cikal bakal pembangunan protokol baru yang sekarang dikenal sebagai TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).

Tujuan awal dibangunnya proyek itu adalah untuk keperluan militer. Pada saat itu Departemen Pertahanan Amerika Serikat (US Department of Defense) membuat sistem jaringan komputer yang tersebar dengan menghubungkan komputer di daerah-daerah vital untuk mengatasi masalah bila terjadi serangan nuklir dan untuk menghindari terjadinya informasi terpusat, yang apabila terjadi perang dapat mudah dihancurkan.

Pada mulanya ARPANET hanya menghubungkan 4 situs saja yaitu Stanford Research Institute, University of California, Santa Barbara, University of Utah, di mana mereka membentuk satu jaringan terpadu di tahun 1969, dan secara umum ARPANET diperkenalkan pada bulan Oktober 1972. Tidak lama kemudian proyek ini berkembang pesat di seluruh daerah, dan semua universitas di negara tersebut ingin bergabung, sehingga membuat ARPANET kesulitan untuk mengaturnya.

Oleh sebab itu ARPANET dipecah manjadi dua, yaitu "MILNET" untuk keperluan militer dan "ARPANET" baru yang lebih kecil untuk keperluan non-militer seperti, universitas-universitas. Gabungan kedua jaringan akhirnya dikenal dengan nama DARPA Internet, yang kemudian disederhanakan menjadi Internet.

Internet dijaga oleh perjanjian bilateral atau multilateral dan spesifikasi teknikal (protokol yang menerangkan tentang perpindahan data antara rangkaian). Protokol-protokol ini dibentuk berdasarkan perbincangan Internet Engineering Task Force (IETF), yang terbuka kepada umum.Badan ini mengeluarkan dokumen yang dikenali sebagai RFC (Request for Comments). Sebagian dari RFC dijadikan Standar Internet (Internet Standard), oleh Badan Arsitektur Internet (Internet Architecture Board - IAB). Protokol-protokol Internet yang sering digunakan adalah seperti, IP, TCP, UDP, DNS, PPP, SLIP, ICMP, POP3, IMAP, SMTP, HTTP, HTTPS, SSH, Telnet, FTP, LDAP, dan SSL.

Beberapa layanan populer di Internet yang menggunakan protokol di atas, ialah email/surat elektronik, Usenet, Newsgroup, berbagi berkas (File Sharing), WWW (World Wide Web), Gopher, akses sesi (Session Access), WAIS, finger, IRC, MUD, dan MUSH.

Di antara semua ini, email/surat elektronik dan World Wide Web lebih kerap digunakan, dan lebih banyak servis yang dibangun berdasarkannya, seperti milis (Mailing List) dan Weblog. Internet memungkinkan adanya servis terkini (Real-time service), seperti web radio, dan webcast, yang dapat diakses di seluruh dunia. Selain itu melalui Internet dimungkinkan untuk berkomunikasi secara langsung antara dua pengguna atau lebih melalui program pengirim pesan instan seperti Camfrog, Pidgin (Gaim), Trilian, Kopete, Yahoo! Messenger, MSN MessengerWindows Live Messenger, Twitter, dan lain sebagainya.

Beberapa servis Internet populer yang berdasarkan sistem tertutup (Proprietary System), adalah seperti IRC, ICQ, AIM, CDDB, dan Gnutella.

Dengan hanya berpandukan mesin pencari seperti Google, pengguna di seluruh dunia mempunyai akses Internet yang mudah atas bermacam-macam informasi. Dibanding dengan buku dan perpustakaan, Internet melambangkan penyebaran(decentralization) / pengetahuan (knowledge) informasi dan data secara ekstrem.

Perkembangan Internet juga telah memengaruhi perkembangan ekonomi. Berbagai transaksi jual beli yang sebelumnya hanya bisa dilakukan dengan cara tatap muka (dan sebagian sangat kecil melalui pos atau telepon), kini sangat mudah dan sering dilakukan melalui Internet. Transaksi melalui Internet ini dikenal dengan namae-commerce.

Terkait dengan pemerintahan, Internet juga memicu tumbuhnya transparansi pelaksanaan pemerintahan melalui e-government seperti di kabupaten Sragen yang mana ternyata berhasil memberikan peningkatan pemasukan daerah dengan memanfaatkan Internet untuk transparansi pengelolaan dana masyarakat dan pemangkasan jalur birokrasi, sehingga warga di daerah terebut sangat di untungkan demikian para pegawai negeri sipil dapat pula di tingkatkan kesejahterannya karena pemasukan daerah meningkat tajam.

Sama seperti halnya sebuah komunitas, Internet juga mempunyai tata tertib tertentu, yang dikenal dengan nama Nettiquette atau dalam bahasa Indonesia dikenal dengan istilah netiket. Untuk di Indonesia selain tata tertib sosial di Internet juga diberlakukan peraturan (UU ITE).

a.    Kelebihan

1)    Konektivitas dan jangkauan global

2)    Akses 24 jam

3)    Kecepatan

4)    Interaktivitas dan fleksibilitas

a.    Kelemahan

1)     Ancaman virus

2)     Ketergantungan pada jaringan telepon, satelit dan Internet Service Provider

C.   Kekurangan & Kelebihan Alat Komunikasi

Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian.

1.    Keuntungan

a.    Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

b.    Dapat menghemat tenaga dan waktu.

c.    Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.

d.    Memudahkan pengawasan.

e.    Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

f.     Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

g.    Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

h.    Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

2.    Kerugian

a.    Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi

b.    Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.

c.    Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.

d.    Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

e.    Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

D.   Masalah yang sering terjadi pada alat komunikasi

Komunikasi seringkali terganggu atau bahkan dapat menjadi buntu sama sekali. Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis yaitu sebagai berikut :

1.    Hambatan Teknis

Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2.    Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3.    Hambatan Manusiawi

Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

REFERENSI

Bagis, Laila Al-Mizza. 2013. Media Komunikasi Modern serta Kelebihan dan Kekurangannya. http://lailabagis.blogspot.com/2013/07/media-komunikasi-modern-serta-kelebihan_28.html. Diakses 20 Maret 2015

Irawan, Andy. 2011. Kendala Dan Masalah Komunikasi Bisnis. http://andhy-brenjenk.blogspot.com/2011/10/kendala-dan-masalah-komunikasi-bisnis.html. Diakses pada 20 maret 2015

Artiny, Lia. 2013. Komunikasi Kantor. http://lianuraliny.blogspot.com/2013/04/komunikasi-kantor.html. Diakses pada 20 Maret 2015

Dino, Anugrah. 2015. Komunikasi Kantor. http://anugerahdino.blogspot.com/2015/02/alat-komunikasi-kantor.html. Diakses pada 20 Maret 2015

Bimbingan. Tahun tidak tercantum. Mengenal jenis-jenis mesin komunikasi kantor. http://www.bimbingan.org/jenis-jenis-mesin-komunikasi-kantor.htm. Diakses pada 20 Maret 2015