A.
Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran atau juga
disebut Office Automation adalah semua sistem informasi formal dan informal
terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang
berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi
perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Tujuan
otomatisasi kantor adalah untuk meningkatkan produktivitas.
B.
Kategori Pemakai Otomatisasi
Perkantoran
Kategori
pemakai otomatisasi perkantoran, antara lain:
1. Manager
: bertugas mengelola sumber daya perusahaan terutama dalam hal SDM.
2. Profesional
: biasanya tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya.
3. Sekretaris
: bertugas dalam menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
C.
Konsep-Konsep
Otomatisasi Perkantoran
Konsep-konsep
otomatisasi perkantoran adalah sebagai berikut:
1.
Proses yang terjadi di perkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke
otomatisasi.
2.
Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi
yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3.
Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman
informasi.
4.
Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar
melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
5.
Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode
komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.
D. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi
perkantoran bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Bila diterapkan sebagai
alat pemecah masalah, otomatisasi perkantoran dapat memberikan kemampuan antar
manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka
memecahkan masalah.
Otomatisasi Perkantoran dapat
meningkatkan produktivitas kerja melalui:
1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya
Komputer tidak menggantikan pekerja
saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk
menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Kelompok
Otomatisasi kantor dapat memberikan
kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik
selagi mereka memecahkan masalah.
3. Pelengkap Bukan Pengganti
Otomatisasi
kantor tidak akan menggantikan semua
komunikasi interpersonal tradisional percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan
sejenisnya.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi
Misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet,
satelit, dan lain-lain.
5. Memperbarui Proses Pelaksanaan
Pekerjaan di Kantor
Produk otomatisasi
kantor memungkinkan para pekerja kantor
ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
Adapun manfaat yang dapat diperoleh
perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran antara lain:
1.
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen
dalam menangani informasi,mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara
optimal dan campur tangan manusia secara minimal.
2.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi
komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja
yang bertambah.
3.
Pemecahan masalah kelompok/tim.
Cara
otomatisasi kantor berkontribusi
pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk
memecahkan masalah kelompok.
4.
Pelengkap, bukan pengganti.
Sebagai
suatu cara komunikasi bisnis, otomatisasi
kantor bukan tanpa keterbatasan. Otomatisasi kantor tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional percakapan
tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.
Contoh salah satu penggunaan otomatisasi perkantoran
yang terkenal saat ini adalah penggunaan video conference dimana teknologi
komunikasi ini memungkinkan dua orang atau lebih dapat berkomunikasi secara
langsung tanpa mengenal batasan waktu dan tempat. Video conference ini sangat
berguna bagi para manajer di satu tempat untuk bertukar informasi dengan
manajer lain di wilayah lain (misal luar negeri) untuk memahami fenomena yang
terjadi.
E.
Telekomunikasi
Telekomunikasi adalah teknik pengiriman atau
penyampaian infomasi, dari suatu tempat ke tempat lain.
Dalam kaitannya dengan telekomunikasi, bentuk komunikasi jarak jauh dapat dibedakan
atas tiga macam:
1. Komunikasi Satu Arah (Simplex)
Dalam komunikasi satu arah (Simplex) pengirim dan
penerima informasi tidak dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan
melalui media yang sama. Contoh : pager, televisi, dan radio.
2. Komunikasi Dua Arah (Duplex)
Dalam komunikasi dua arah (Duplex) pengirim dan
penerima informasi dapat menjalin komunikasi yang berkesinambungan melalui
media yang sama. Contoh : Telepon dan VOIP.
3. Komunikasi Semi Dua Arah (Half
Duplex)
Dalam
komunikasi semi dua arah (Half Duplex) pengirim dan penerima informasi berkomunikasi secara bergantian
namun tetap berkesinambungan. Contoh : Handy Talkie, FAX, dan Chat Room.
Untuk
bisa melakukan telekomunikasi, ada beberapa komponen untuk mendukungnya yaitu:
1. Informasi : merupakan data yang
dikirim/diterima seperti suara, gambar, file, tulisan.
2. Pengirim : mengubah informasi
menjadi sinyal listrik yang siap dikirim.
3. Media transmisi : alat yang berfungsi mengirimkan dari pengirim kepada
penerima. Karena dalam jarak jauh, maka sinyal pengirim diubah lagi (dimodulasi) dengan gelombang radio, kemudian diubah menjadi gelombang
elektromagnetik dan dipancarkan dengan alat bernama Antena, agar dapat terkirim jarak jauh.
4. Penerima : menerima
sinyal elektromagnetik kemudian diubah menjadi sinyal
listrik, sinyal diubah kedalam informasi asli sesuai dari pengirim, selanjutnya
diproses hingga bisa dipahami oleh manusia sesuai dengan yang dikirimkan.
Dalam
mengubah informasi menjadi sinyal listrik yang siap dikirim, ada dua cara
pengiriman yang dipakai, yaitu:
1.
Sinyal
analog, mengubah bentuk
informasi ke sinyal analog dimana sinyal berbentuk gelombang listrik yang
kontinue (terus menerus) kemudian dikirim oleh media transmisi.
2.
Sinyal
digital, dimana setelah
informasi diubah menjadi sinyal analog kemudian diubah lagi menjadi sinyal yang
terputus-putus (discrete). Sinyal yang terputus-putus dikodekan dalam sinyal
digital yaitu sinyal "0" dan "1".
Dalam
pengiriman sinyal melalui media transmisi, sinyal analog mudah terkena gangguan
terutama gangguan induksi dan cuaca, sehingga di sisi penerima sinyal tersebut
terdegradasi. Sementara untuk sinyal digital tahan terhadap gangguan induksi
dan cuaca, selama gangguan tidak melebih batasan yang diterima, sinyal masih
diterima dalam kualitas yang sama dengan pengiriman.
F. Personal Computer (PC)
Komputer pribadi
(PC) adalah sebuah komputer yang
dirancang untuk penggunaan umum oleh satu orang. PC pertama kali dikenal
sebagai mikrokomputer karena PC adalah komputer yang lengkap tapi di bangun pada
skala yang lebih kecil.
Jenis-jenis personal computer (PC) adalah sebagai berikut:
Desktop
Komputer Desktop
adalah sebuah PC yang tidak dirancang untuk mudah dibawa (portabilitas).
Tujuannya jelas agar anda mengatur (set) komputer di lokasi permanen.
Laptop
Laptop sering juga
disebut notebook adalah komputer portabel yang mengintegrasikan layar,
keyboard, perangkat penunjuk (mouse, trackball), prosesor, memori dan hard
drive yang semua dayanya disuplai dari baterai.
Personal Digital
Assistant (PDA) komputer terintegrasi yang sering menggunakan flash memory
daripada hard drive sebagai media penyimpanannya. Komputer ini biasanya tidak
memiliki keyboard, tetapi menggunakan teknologi layar sentuh (touch screen)
untuk masukan (input) pengguna.
Workstation
Workstation sebenarnya
adalah sebuah komputer desktop yang memiliki prosesor yang lebih kuat, memori
tambahan dan peningkatan kapabilitas.
Server
Sebuah komputer yang
dirancang dan telah dioptimalkan khusus untuk menyediakan layanan (service)
untuk komputer lain.
Mainframe
Pada era awal
berkembangnya teknologi komputasi, komputer mainframe berukuran sangat besar
bahkan dapat mengisi seluruh ruangan. Sekarang Mainframe tidak sebesar dulu
(contoh berat minimum mainframe jenis IBM System z10 Enterprise adalah 1,25 Ton
dan berat maksimum 2,3 Ton) dan masih digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar
untuk pengolahan jutaan transaksi/lintas data setiap harinya.
Mini Computer
Istilah Minicomputer
sudah jarang digunakan, sekarang biasa disebut dengan Mid-Range Server.
Kekuatan dari komputer jenis ini masih di bawah Mainframe.
Super Computer
Jenis komputer ini
biasanya menghabiskan biaya yang sangat mahal. Pada sebagian besar jenis dari
komputer ini, super komputer terdiri dari gabungan beberapa komputer yang
mempunyai kinerja tinggi yang bekerja secara paralel sebagai sebuah sistem
tunggal.
Tablet
Laptop
G. Macam-Macam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Penggunaan
komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan
menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran, hal ini akan menyebabkan
pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Berikut ini aplikasi-aplikasi otomatisasi
perkantoran yang dapat digunakan.
1.
Aplikasi Pengolah Kata
Aplikasi
pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan
elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang
diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumen
tersebut.
word processing adalah penggunaan alat elektronik yang secara
otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen
yang ditik, dicetak maupun dikirim menggunakan email.
2.
Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik atau yang sering dikenal dengan E-mail
adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang
memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan
menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.
Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum,
dan kedua jenis email tersebut dapat digunakan secara gratis, email tersebut
berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail
yang dikeluarkan oleh Yahoo.
Adapun beberapa manfaat e-mail diantaranya adalah seperti
berikut ini:
a.
E-mail
dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di
seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.
b.
Dengan
e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat
cepat.
c.
Dapat
mengirim kepada lebih dari satu orang dengan saat bersamaan.
d.
Dapat
mempermudah komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia.
e.
Digunakan
untuk berlangganan informasi tertentu secara periodik.
Beberapa fungsi e-mail
dalam alat komunikasi diantaranya adalah:
a.
Alat
komunikasi yang mudah, murah dan cepat.
b.
Dapat
mengirimkan file berupa program, gambar, grafik, dan file lainnya.
c.
Dapat
mengirim ke beberapa orang sekaligus secara bersamaan.
d.
Dapat
digunakan untuk mengirimkan surat atau ucapan selamat kepada keluarga di
kampung halaman atau di luar negeri.
e.
Dalam
bidang bisnis, untuk melakukan kesepakatan bisnis atau mengirimkan dokumen
penting.
3. Voice
Mail
Hampir sama dengan surat elektronik
tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telepon. Telepon juga digunakan
untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.
Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada
anda.
4. Kalender
Elektronik
Kalender elektronik menggunakan
jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan
oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran
karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.
5.
Konferensi
Audio (Audio Conferencing)
Konferensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi
suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon konferensi merupakan
bentuk pertama dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer,
hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone.
Keuntungan konferensi audio adalah sebagai berikut:
- Biaya
peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio tergolong standar
- Orang-orang
merasa nyaman berbicara di telepon
- Konferensi
audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
6.
Konferensi Video
Konferensi video adalah penggunaan peralatan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Aplikasi yang
dibutuhkan untuk konferensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet
adalah Skype.
7. Web Conference
Web
conference
atau biasa juga disebut webinars
adalah fasilitas telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream
(aliran data) lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara
simultan menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing)
atau melakukan slide presentation.
Untuk menjalankan web conference biasanya
menggunakan aplikasi (software) khusus yang disediakan oleh provider
web conference dengan cara berlangganan, dan memanfaatkan teknologi
internet khususnya TCP/IP connection.
Berbeda dengan video conference,
untuk melakukan web conference cukup menggunakan perangkat komputer yang
dilengkapi dengan perangkat multimedia yang memadai seperti webcam, microphone
dan speaker, serta koneksi internet. Dengan fitur yang lebih banyak, perangkat
web conference lebih sederhana dibanding video conference biasa.
8. Faxsimile
Fax merupakan singkatan dari Facsimile
transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra
dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung
lainnya.
9. Slide
Presentase
Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan
memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio
visual yang ditampilkan dalam bentuk slide.
10. Pencitraan (Imaging)
Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang besar
sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar informasi dapat dipanggil atau
didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai
penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat
menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner.
11. Aplikasi Pengolah Angka
Aplikasi pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering
digunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi
pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan
keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan
keuangan. Aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms.
Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini
merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula
menggunakan aplikasi Libre.
DAFTAR
PUSTAKA
di
akses pada tanggal 19-03-2015 pukul 21:30
