TAHAPAN MENGOLAH QUERY
Query merupakan suatu sarana yang
digunakan untuk mengatur data
yang disimpan dalam
tabel,
sehingga hanya data-data tertentu yang akan muncul dalam
tabel. Secara fisik, query berupa
tabel, jadi query
merupakan tabel yang
dibuat dari beberapa
tabel lainnya dengan tujuan untuk
mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel yang
telah ada. Query dapat digunakan untuk menyortir data atau untuk menampilkan data-data
yang memenuhi kriteria tertentu,
atau juga dapat
berupa suatu ekspresi (formula),
baik perhitungan matematika
maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi
dalam Microsoft Excel,
seperti fungsi logika
IF dan String.
Langkah-langkah
mengolah Query adalah sebagai berikut :
1. Menambah Field
dengan Rumus (Formula)
Di dalam query,
kita dapat menambahkan field
baru dengan rumus
atau fungsi-fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database.
Contoh menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian
antara HARGA dikalikan UNIT. Maka
tambahkan field baru
di kolom terakhir
yaitu dengan mengetikkan rumus :
TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT]
Pertama buka data
lalu buka Design View untuk memasukan rumus dan untuk melihat hasilnya
buka Datasheet View.
Rumusnya seperti berikut :
Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut
:
Catatan :
! Jika hasilnya
berupa simbol ###
pada field TOTAL
HARGA, artinya lebar
kolomnya tidak mencukupi,
maka ubah lebar
kolom dengan cara
menariknya ke samping.
! Selain Total
harga dapat juga memasukkan field
baru misalnya DISCOUNT
yaitu 5% dikalikan TOTAL HARGA.
Seperti berikut :
Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut
:
2. Fungsi Logika
Dengan operasi logika
ini, Microsoft Access
dapat melakukan penilaian
apakah suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).
a. Ekspresi atau Pernyataan
Logika
Jika menggunakan operasi
logika, maka perlu
adanya ekspresi atau
pernyataan
logika. Untuk menggunakan
ekspresi atau pernyataan
logika,
diperlukan salah satu operator relasi (operator pembanding).
b. Operator Relasi
Operator relasi yang
sering digunakan di
dalam pernyataan logika,
adalah
sebagai berikut :
Operator Relasi Artinya
= Sama dengan
< Lebih kecil
> Lebih besar
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
<> Tidak sama dengan
Pengujian
fungsi-fungsi logika juga dapat memanfaatkan operator logika, d
mana operator ini
akan menentukan hubungan antara elemen-elemen yang
diuji. Penggunaan fungsi logika
sering digunakan bersamaan dengan
fungs
yang lainnya.
Fungsi Logika AND
Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE(Benar)
& FALSE(Salah) sesua
dengan argumen yang diberikan. Contoh Operator Logika
AND :
DISCOUNT AVANZA :
IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And
[UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL HARGA
Seperti berikut :
Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut
:
Fungsi Logika OR
Fungsi OR akan
menghasilkan TRUE (atau
menjalankan pilihan) bila
hasilnya BENAR, sebaliknya
akan menghasilkan FALSE
(atau tidak
menjalankan pilihan) bila hasilnya SALAH.
Contoh Operator Logika OR :
HARGA SATUAN :
IIf([NAMA
MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA
MOBIL]="JAZZ",150000000,200000000)
Seperti berikut :
Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut
:
e. Fungsi Logik
IIF
Fungsi logika IIF
yang sering digunakan
di dalam pengambilan
keputusan
ada 2 (dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF
Majemuk.
1) Fungsi Logika IIF Tunggal
Fungsi logika IIF Tunggal digunakan
untuk menyelesaikan suatu
ekspresi logika yang
mengandung beberapa perintah.
Bentuk umum
penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal
IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1,Perintah-2)
Artinya jika ekspresi
logika bernilai BENAR,
maka Perintah-1 yang
akan dilaksanakan. Namun
jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka
Perintah-2 yang akan dilaksanakan.
Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal :
Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS =
Honda
Vario, sedangkan jika
jumlah UNIT<15, maka
BONUS = Sepeda
Gunung
Rumusnya adalah :
BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)
atau
rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji.
Seperti berikut :
Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut
:
2) Fungsi Logika IIF Majemuk
(IIF Nested)
Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF
dimungkinkan untuk memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal
ini bisa
terjadi apabila alternatif pemecahan yang ditawarkan lebih
dari dua.
Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Majemuk.
IIF(Ekspresi Logika-1, Perintah-1,IIF(Ekspresi
Logika-2,Perintah-2, …
…… ,IIF(Ekspresi Logika-n, Perintah-xn,yn)))
Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk :
Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut :
Ø Jika TOTAL HARGA >=2.500.000.000 (di atas = 2.5
M), maka DISCOUNT
= 20% dari TOTAL HARGA
Ø Jika TOTAL HARGA >= 2.000.000.000 (di atas
= 2 M), maka DISCOUNT
= 15% dari TOTAL HARGA.
Ø Jika TOTAL HARGA >= 1.500.000.000 (di atas
1.5 M), maka DISCOUNT
= 10% dari TOTAL HARGA.
Ø Jika TOTAL HARGA >= 1.000.000.000 (di atas
1 M), maka DISCOUNT =
5% dari TOTAL HARGA.
Ø Jika TOTAL HARGA < 1.000.000.000 (di bawah 1 M),
maka DISCOUNT =
0
Rumusnya adalah :
DISCOUNT HARGA : IIf([TOTAL
HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL
HARGA]>=2000000000,0.15,IIf([TOTAL
HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL
HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL HARGA]
Sebagai berikikut :
Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :
Fungsi String
Fungsi Teks (String)
yang sering disebut
sebagai fungsi karakter memuat
fungsi-fungsi
yang dapat digunakan
untuk mengoperasikan data yang
berjenis
karakter. Teks dapat
berupa huruf (alphabetic),
angka (numeric), gabungan
antara huruf dan angka (alphanumeric), serta
karakter-karakter khusus.
Di dalam penulisan
formula, setiap data
yang berupa teks,
harus diapit
dengan tanda petik
("). Pada umumnya
fungsi string/teks digunakan
untuk
melengkapi
fungsi-fungsi lain seperti
fungsi logika (kombinasi
fungsi logika IIF
dengan string). Dalam
Microsoft Access fungsi
string yang sering
digunakan
adalah fungsi Left, Right dan Mid.
a. Fungsi Left
Fungsi Left digunakan
untuk mengambil sebagian
data berjenis teks
dari
sebelah kiri sebanyak
karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan
Fungsi Left :
LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter)
Contoh rumus :
NAMA DEPAN : LEFT([NAMA MOBIL],3)
Seperti berikut :
Tampak hasilnya di
layar akan muncul
3 karakter pertama
yang diambil
pada field Nama Mobil, seperti berikut :
b. Fungsi Right
Fungsi Right digunakan
untuk mengambil sebagian data
berjenis teks dari
sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan. Bentuk umum
penulisan
Fungsi Right :
RIGHT([Nama_Field],Jumlah karakter)
Contoh rumus :
NAMA BELAKANG : RIGHT([NAMA MOBIL],3)
Seperti berikut :
Tampak hasilnya di
layar akan muncul
3 karakter terakhir
yang diambil
pada field Nama Mobil, seperti berikut :
c. Fungsi Mid
Fungsi Mid
digunakan untuk mengambil sebagian
data berjenis teks mulai
dari kedudukan
tertentu sebanyak karakter yang diinginkan. Bentuk umum
penulisan Fungsi Mid :
MID([Nama_Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah karakter)
Contoh rumus :
NAMA TENGAH : MID([NAMA MOBIL],3,1)
Seperti berikut :
Tampak hasilnya di layar
akan muncul satu karakter
pada posisi karakter
ketiga diambil dari field Nama Mobil, seperti berikut :
4. Kombinasi
fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)
Untuk memecahkan permasalahan
dalam mengolah database
terkadang
diperlukan
kombinasi atau gabungan
antara fungsi logika
IF dengan fungsi
lainnya, misal fungsi string/teks.
Contoh kombinasi fungsi
logika IF dengan
Teks (LEFT, RIGHT,
dan MID) pada
rental DVD dan VCD.
1. Buatlah tabel sebagi
berikut :
2. Kemudian isikan datanya
seperti berikut :
3. Buat File Query dengan nama
QUERY RENTAL, seperti berikut :
Ketentuan :
a. Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan
ketentuan, diambil
karakter terakhir dari Kode, jika :
▪ Kode = D, maka Jenis Film = DVD
▪ Kode = V, maka Jenis Film = VCD
Rumusnya :
JENIS FILM :
IIf(Right([KODE],1)="V","VCD","DVD")
Hasilnya seperti berikut :
b. Tambahkan field
KATEGORI FILM pada
kolom ketiga dengan
ketentuan, diambil 1 karakter dari Kode, jika :
▪ Kode = A, maka Kategori Film = ACTION
▪ Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON
▪ Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA
▪ Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI
Rumusnya :
KATEGORI FILM :
IIf(Mid([KODE],4,1)="A","ACTION",IIf(Mid([KODE],4,1)="C","CARTOON
",
IIf(Mid([KODE],4,1)="D","DRAMA","KOMEDI")))
Hasilnya seperti berikut :
c.
Tambahkan field
TAHUN BELI pada kolom
kelima dengan ketentuan,
diambil 2 karakter dari Kode, jika :
▪ Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010
▪ Kode = 11, maka Tahun Beli = 2011
▪ Kode = 12, maka Tahun Beli = 2012
Rumusnya :
TAHUN BELI :
IIf(Left([KODE],2)="10",2010,IIf(Left([KODE],2)="11",2011,2012))
Hasilnya seperti berikut :
5. Menghitung
Total dalam Query
Salah satu kelebihan
Access, adalah pada
objek query Anda
dapat
menghitung Total (Sum,
Avg, Max, Min, dan lain
sebagainya), dengan langkah
sebagai berikut :
a. Tampilan
harus dalam keadaan Datasheet View
b. Pada
group Records, klik
∑Totals, hingga muncul
di bawah baris
New,
muncul Totals.
c. Pilih
field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA.
d. Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin
Anda hitung, misal SUM. Maka
secara otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk
menjumlahkan field-
field yang lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi
Sum.
6. Membuat
Kriteria pada Kalkulasi Total
Dalam membuat kriteria pada kalkulasi total maka Total harus
masih aktif.
Misal : Jumlahkan
semua kendaraan yang
NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA
atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut :
a.
Tampilan harus dalam keadaan Design View
b. Pada baris
Criteria, kolom field
NAMA MOBIL, ketikkan
AVANZA,
sedangkan pada baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan
JAZZ.
c.
Jika ditampilkan, maka hasilnya akan tampak seperti berikut :
DAFTAR PUSTAKA
Anonim, 2015. Mengolah
Query. (online)
https://stmikdb.files.wordpress.com/2015/12/4-mengolah-query.pdf. Diakses
pada 26
Mei 2016
Anonim, 2015. Membuat
dan Mengatur Query.
(online)
http://lana.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/46170/4c-membuat-dan-mengatur-
query.pdf. Diakses pada 26 Mei 2016